Pēdējais spurt: Kā ātri tikt galā ar darba lietām
alexander savina
Līdz nedēļas beigām (un arī līdz gada beigām) mūsu vienīgā vēlme ir ātri tikt galā ar darbu un beidzot sākt atpūsties. Ir daudz dažādu grāmatu un rokasgrāmatu par laika pārvaldību - lai atrastu to, kas jums ir piemērots, nav grūti. Tiem, kuri vēl nav gatavi nopietni iedziļināties jautājumā, mēs esam apkopojuši dažus padomus un trikus, kas palīdzēs ātrāk tikt galā ar darba lietām un padarīs jūs produktīvāku.
Nelietojiet meklēt vairākuzdevumu
Vienkārši ieteikumi, ko daži faktiski seko: lai ātri un labi tiktu galā ar uzdevumu, labāk to darīt atsevišķi un, ja iespējams, novērst visus traucējumus. Ne visi vienlaicīgi var vienlīdz labi koncentrēties uz vairākām lietām, it īpaši, ja katrai no tām ir nepieciešama iegremdēšana un uzmanība - tādēļ darba kvalitāte cieš.
Darbs tērzētavās, tūlītējie kurjeri, e-pasts - tas viss ir ļoti traucējošs. Padomājiet par to, kā jūs varat atbrīvoties no traucējošiem traucējumiem - piemēram, nereaģējiet uzreiz, tiklīdz tiek parādīts paziņojums par jaunu ziņu, ierakstiet trešo pušu uzdevumus, kas rodas darba laikā, lai tos atrisinātu vēlāk, vai grupējiet līdzīgus uzdevumus un atcelt laiku dienas laikā, lai atrisinātu tiem. Pēdējais ļaus mazāk novērst uzmanību - nav nepieciešams atjaunot no viena veida uzdevumiem uz citu. Lai ievērotu šo principu, būs nepieciešama disciplīna un nopietna izturība, bet rezultāts ilgs.
Plānojiet savu darba dienu
Uzdevumu saraksts ir vienkāršs paņēmiens, kas padara darbu daudz vieglāku: jūs varat novērtēt faktisko uzdevumu apjomu un noteikt reālus termiņus, lai tie varētu pabeigt darbu. Neatkarīgi no tā, cik daudz jūs vēlētos ticēt pretējam, bet visiem uzdevumiem ir atšķirīga nozīme, tāpēc, plānojot savu darbu, izvirziet prioritātes. Apsveriet, kādu diennakti jūs esat visproduktīvākais, un mēģiniet atrisināt svarīgākos un sarežģītākos uzdevumus. Piemēram, daudzi cilvēki ir pieraduši sākt dienu, pārbaudot savu darba pastu, taču tas ne vienmēr ir labākais risinājums - ja jūs no rīta esat visaktīvākais, pirms noguris un zaudējat uzmanību, labāk ir atstāt šo laiku visgrūtākos vai radošākajos uzdevumos, kuriem ir nepieciešama koncentrēšanās.
Sanāksmes bieži var pārtraukt vienu dienu - piemēram, ja tās notiek pāris stundas pēc darba dienas sākuma, par kurām jums nav laika, lai pabeigtu vismaz vienu uzdevumu. Plānojot savu laiku, padomājiet par to, vai jums ir laiks kaut ko darīt pirms un pēc sanāksmēm vai starp tām - varbūt ir vieglāk atlikt sanāksmi uz rītu? Turklāt darbs ir neparedzams, un jums jebkurā laikā var būt neparedzēti uzdevumi. Tāpēc ir labāk, ka dienas plāns nebija ļoti blīvs un bija pietiekami daudz laika pārsteigumiem - paļauties uz 5-6 stundām nepārtraukta darba.
Iestatiet sev termiņus - un pievelciet tos
Viens no iemesliem, kāpēc mēs nevaram ātrāk tikt galā ar uzdevumu - skaidra termiņa trūkums: darbs bieži aizņem visu tai piešķirto laiku. Īpaši svarīgi ir sarežģīto uzdevumu izpildes termiņi: ļoti bieži mēs saīsinām un izstrādājam sarežģītu uzdevumu, jo mums šķiet milzīgs - skaidrs termiņš palīdz padarīt to saprotamāku.
Vispirms mēģiniet samazināt darbu pie uzdevuma, kuru parasti pavadāt vairākas stundas, pusstundu - varbūt jūs pats nepamanīsiet, kā tikt galā ar visu ātrāk nekā parasti. Patiesi, šeit ir vērts būt uzmanīgiem - iestatiet sev reālus termiņus (nemēģiniet visu dienu strādāt divās stundās) un nesūtiet sevi, ja jūs nevarat pārvaldīt uzdevumu paredzētajā laikā: jūs nedrīkstat strādāt nepārtraukta stresa un panikas gadījumā.
Pavadiet mazāk laika ar nenozīmīgiem uzdevumiem.
Ne visi darba uzdevumi ir vienlīdz svarīgi - tāpēc nav vērts tērēt to pašu laiku. Uzņēmējdarbības mentors Simon Reynolds iesaka maziem uzdevumiem atstāt desmit minūtes vai pat mazāk: visbiežāk viņiem nav nepieciešama nevainojama veiktspēja, lai jūs varētu ziedot tos svarīgākiem uzdevumiem. Reynolds uzskata, ka dienā var ietaupīt līdz pat 90 minūtēm - galvenais ir mēģināt samazināt uzdevumu laiku mērķtiecīgi vairākas reizes dienā. Turklāt viens no labākajiem veidiem, kā ievadīt ritmu darba dienas sākumā, ir veikt nelielu (tas ir svarīgi!) Un ne visgrūtākais uzdevums. Tas ir salīdzināms ar rīta treniņu: jūs jutīsieties labāk un spēsit darīt citas lietas.
Vēl viena noderīga tehnika - mēģiniet tērēt, lai pieņemtu lēmumus tikai minūti. Mēs bieži pavadām daudz laika, domājot par to, bet ne vienmēr pieņemtie lēmumi kļūst labāki. Ja pamanāt, ka jūs bieži zināt pareizo lēmumu, bet ir nepieciešams laiks, mēģiniet noteikt sev 60 sekunžu termiņu.
Izvēlieties piemērotu laika pārvaldības shēmu.
Ir daudz metožu, kas palīdzēs jums kļūt produktīvākiem un labāk veidot savu dienu - galvenais ir atrast savu. Viens no visbiežāk sastopamajiem ir "tomātu tehnika" (tā radītājs izmantoja taimeri tomātu formā). Tas ir balstīts uz vienkāršu loģiku: mums ir nepieciešams laiks, lai iesaistītos darbā un efektīvi to paveiktu, un laiks atpūsties. "Tomātu tehnika" nozīmē, ka jūs savu darbu sadalāt blokos - "tomāti".
Jums ir nepieciešams iestatīt taimeri uz 25 minūtēm (tas ir viens no „tomātiem”), kura laikā jūs darbosies tikai tad, ja nekas cits netiks novērsts. Pēc taimera zvana ņemiet piecu minūšu pārtraukumu un pēc tam sāciet jaunu bloku. Pēc trim vai četrām 25 minūšu blokiem aizņemiet ilgāku pauzi un atpūtieties 15-30 minūtes.
Jums nav stingri jāievēro šie skaitļi: laika intervāli var būt jebkuri, galvenais nav pārāk īss - pretējā gadījumā jums nebūs laika, lai veiktu noteiktu darbu, neuztraucoties. Šī metode ir ļoti efektīva: laika posmam, kurā jūs nedarāt neko citu kā tikai darbu, jūs varat nozvejot daudz vairāk. Turklāt "tomātos" jūs varat izmērīt, cik daudz laika jūs tērējat konkrētam uzdevumam - un labāk ir plānot savu laiku.
Padomā par to, ko jūs varat atteikt
Ir svarīgi pienācīgi un stingri novērtēt jūsu darba apjomu - tad tas būs ātrāks. Treneris Marks McCartney iesaka aukstā asinīs izmest visas nevajadzīgās lietas: novērtēt, kuri no jūsu uzdevumiem ir vissvarīgākie un svarīgākie, un kurus jūs varat droši atstāt (labi, vai mēģināt deleģēt). Pēc McCartney domām, ļoti bieži mēs piekrītam kaut ko darīt mašīnā, nedomājot par to, kāpēc šis uzdevums ir svarīgs un vai tas patiešām ir tik svarīgs.
Kritiskā pieeja palīdz padarīt jūsu dzīvi vieglāku un prioritāru. Praksē šis ieteikums galvenokārt attiecas uz e-pastu - padomājiet par to, kā jūs varat optimizēt procesu (piemēram, izmantot veidnes vai automātiskas atbildes uz e-pastiem, kam nav nepieciešama pārdomāta atbilde) un vai visi ziņojumi ir vērts atbildēt.
Veikt pārtraukumus
Jūs to jau zināt: noguris cilvēks vienkārši nevar efektīvi strādāt. Bieži vien, lai darītu vairāk, mēs cenšamies strādāt ilgāk un bez pārtraukumiem, lai gan ir vērts darīt tieši pretējo. Ikviens, kurš atteicās no studenta paraduma gulēt uz pāris stundām dienā, zina no pieredzes, ka, ja tu gulsi pietiekami daudz miega un labs atpūta no darba vakaros, jūs kļūsiet daudz produktīvāki un varēsiet darīt daudz vairāk, nekā tad, ja jūs atnācāt strādāt pusi aizmigt. Arī pēc iespējas apturēt. Tajā pašā laikā (un jūs to arī zināt) pārtraukumam ir jābūt augstas kvalitātes: jums nevajadzētu pieķert viedtālrunī vai sākt skatīties caur Facebook - labāk ir pāriet no datora uz laiku un novērst informācijas plūsmu.
Esiet godīgi pret sevi
Varbūt vissvarīgākais padoms: tikai jūs varat saprast, kas tieši kavē jūsu produktivitāti. Bieži vien mums ir mazāk laika, ņemot vērā ierastos ieradumus - un šeit mums ir godīgi jāatzīst, ka ir vērts mainīt. Kad jūs ieradīsieties darbā, vai jūs pavadāt divdesmit minūtes, lai iesaistītos procesā? Vai pēc pusdienas jums patīk dzert kafiju ar kolēģi? Pastāvīgi pāriet starp uzdevumiem un nevar koncentrēties uz vienu lietu? Pieturieties pie vēstnešiem? Jūs zināt, ko darīt.