Kā efektīvi organizēt darba telpu
Alexandra Savina
Lielāko daļu dienas mēs pavadām darbā, biroju vai mājas biroju. Tomēr mēs bieži upurējam savu komfortu un reti domājam par to, kā mūsu apkārtējā telpa mūs ietekmē. Ja jums šķiet, ka jums nav laika un esat iegremdējušies pienākumu pildīšanā, ir iespējams, ka jautājums ir uz nesalikta papīra kaudze uz galda, kur nav iespējams atrast neko. Mēs dalāmies ar padomiem, kas palīdzēs jums labāk organizēt savu darbavietu, lai strādātu produktīvāk.
Atbrīvojieties no liekā
Pirms sākat reorganizēt darba vietu, jums ir jāizmet visi nevajadzīgie. Pat tad, ja jūs strādātu produktīvāk, neiztīrītajā galdā, nebūs jūtams atbrīvojums no tā, kas nesniedz nekādu labumu. Tas attiecas uz visu: darba dokumentiem un kancelejas piederumiem un citām lietām - mēģiniet veikt nepieciešamo minimumu. Izmetiet aukstā asinīs, kas nepalīdz jums darbā: pāris neaizmirstamas lietas un mīļākā fotogrāfija rāmī netraucēs, bet, ja tās ir daudz lielākas, tās var uzņemties nopietnu darba virsmas daļu.
Pavasara tīrīšana ik pēc pāris mēnešiem un regulāri to tīrīt. Izvēlieties sev ērtāko grafiku (piemēram, 15 minūtes katras darba dienas beigās vai stundu piektdienā) un pieturieties pie tā - būs vieglāk uzturēt kārtību, un dokumenti un dokumenti netiks uzkrāti uz galda. Un, lai atbrīvotos no nevajadzīgas, tas bija vieglāk, vienmēr blakus tabulai turiet atkritumu tvertni. Turklāt dienas beigās ir lietderīgi notīrīt galdu ar antibakteriālu drānu.
Nodarbojas ar dokumentiem un dokumentiem
Būsim godīgi: papīrs - galvenais darbvirsmas atkritumu avots. Un, lai gan mēs arvien mazāk strādājam ar viņiem, nav tik daudz uzņēmumu, kas ir pilnībā pārgājuši uz elektronisko dokumentu pārvaldību, kā tas būtu bijis. Lai risinātu plūsmu, bija vieglāk, uz galda jums var būt divas paplātes vai divas mapes - atkarībā no dokumentu skaita, kas jums jārisina. Pirmajā gadījumā jāpievieno viss jauns: pieteikumi parakstīšanai, neatvērti burti un tamlīdzīgi. Otrajā, jums ir jānosūta dokumenti, kurus jūs apskatījāt un kuri jārisina vēlāk - tāpēc nekas netiks atstāts bez uzmanības.
Attiecībā uz dokumentiem, kas jums nav jārisina tieši tagad, bet kas jums vēl ir jātransportē, labāk ir noteikt noteiktu uzglabāšanas sistēmu. Tai nav jābūt pazīstamām mapēm: ja jums nav daudz vietas uz galda, varat mēģināt piekārt īpašas paplātes (piemēram, lai saglabātu laikrakstus) uz sienas. Mazas piezīmes, piezīmes un atgādinājumi garlaicīga corkboard vietā var tikt piestiprināti pie īpaša režģa. Īpaši svarīgus dokumentus var skenēt un glabāt datora kopijā.
Apsveriet īsceļu un pakaišu sistēmu - varbūt tas būs pietiekami, lai jūs vienkārši parakstītu mapes, vai varbūt būs lietderīgi tos atzīmēt ar krāsu, lai ātrāk atrastu vajadzīgo. Salocot papīru, jautājiet sev, vai jums tiešām tie ir nepieciešami, un vai jūs sazināsieties ar viņiem nākotnē - lielākā daļa no tā, ko mēs glabājam „tikai gadījumā”, ko nekad neizmantojam. Mēģiniet nesākt mapi "Citi" vai "Dažādi" - visticamāk, laika gaitā jūs aizmirsīsiet, kas tieši ir tur.
Mēģiniet ieviest principu "Papīrs - darbība". Neļaujiet dokumentiem un piezīmēm atrasties tikai uz galda, uzskatiet tos par darbībām, kas jums ir jāveic: piemēram, vizītkarte, uz kuras ir uzrakstīts tālruņa numurs, ir piemērs, lai viedtālrunī izveidotu jaunu kontaktu vai atzīmētu dienasgrāmatā, ka jums ir nepieciešams kāds zvanīt
Izmantojiet kastes un citus glabāšanas rīkus.
Kad esat apstrādājis dokumentus, pievērsiet uzmanību citiem darbvirsmas elementiem. Ar jebkādu mīlestību jūs izvēlaties kancelejas preces, labāk tos neuzturēt visu laiku uz galda, bet, lai iegūtu pēc vajadzības - tāpēc būs vairāk vietas un mazāk putekļu. Mazām lietām jūs varat, piemēram, izmantot olu paliktņus. Atsevišķā kastē vai konteinerā ir vērts ievietot to, ko jūs nelietojat ļoti bieži: piemēram, insultu, kalkulatoru vai līmlenti.
Kastes, mapes un uzglabāšanas konteineri ir lēti (tos var atrast tajā pašā IKEA), bet tie palīdzēs daudz efektīvāk izmantot darbvietu - gan birojā, gan mājās. Izvēlies izturīgas, kas ilgs ilgu laiku - un neaizmirstiet domāt par etiķešu un pakaišu sistēmu, kā tas ir papīra gadījumā.
Turiet vadus kārtībā
Lai padarītu darbvirsmu tīrāku, jums ir jāslēpj vadi un pagarinātāji: jūs varat iegādāties īpašu konteineru vai arī mēģināt to izdarīt pats - no kurpju kastes. Ja nav daudz vietas un nav vietas, kur slēpt vadus, jums vajadzētu vismaz tos viegli sasiet, lai tie netraucētu un netiktu sajaukti.
Kārtot failus datorā
Vēl viens svarīgs punkts darba vietas organizēšanā ir failu kārtošana datorā. Ja jūs to vēl neesat izdarījuši, atstājiet stundu vai divas, lai organizētu dokumentus jaunā veidā: tas ir biedējoši uzņemties, bet tad jūs pats pateicos. Tāpat kā parastos dokumentos, jums ir ļoti noderīga sistematizācija un ērtas uzlīmes. Ja jums bieži ir jāstrādā ar dažādiem viena dokumenta variantiem, ir lietderīgi apsvērt nosaukumu sistēmu, kas būs saprotama visiem darbiniekiem, kas strādā ar šo uzdevumu. Turklāt katras jaunās versijas nosaukums, jūs varat pievienot datumu un, ja nepieciešams, laiku - tas būs tik viegli saprotams, kad tiks veiktas pēdējās izmaiņas, un salīdziniet versijas.
Mapes, kas jums pašlaik nav nepieciešamas, bet būs noderīgas nākotnē, varat arhivēt - tā būs vieglāk orientēties. Vērtīgāko dokumentu kopija ir jāglabā mākoņa pakalpojumā - tikai gadījumā.
Sakārtot papildu uzglabāšanas vietu.
Šis padoms ir vajadzīgs galvenokārt tiem, kas strādā no mājām, ne tikai ar dokumentiem, bet arī ar apjomīgākiem materiāliem: ja jūs atstājat dokumentus uz galda nedēļas nogalē birojā, tas nav tik biedējoši, tad mājās vēlaties, lai telpa būtu pēc iespējas tīra. Ne katram ir atsevišķs birojs vai liela darba zona, bet šajā gadījumā ir izeja. Jūs varat pievienot piekārtiem plauktiem virs galda vai novietot papildu krātuves zem tā.
Sadaliet darba vietu zonās
Tas ir noderīgs paņēmiens, kas palīdzēs jums efektīvāk tikt galā ar dažādiem uzdevumiem: ņemiet vietu, kur strādāt pie datora un atsevišķu zonu uzdevumiem, kurus var atrisināt bez tā - ar drukātiem dokumentiem vai, piemēram, prāta vētras ar piezīmjdatoru rokā. Pat ja jums ir mazs galds, jūs varat atstāt vietu telpā: tas ir pietiekami, piemēram, pāriet uz otru pusi vai sēdēt uz kopīga dīvāna.
Ja strādājat no mājām, ir ļoti svarīgi piešķirt atsevišķu telpu darbam (pat ja tā ir daļa no virtuves galda vai neliela izvelkamā galda). Tas ir galvenokārt nepieciešams, lai atdalītu darbu un personīgo dzīvi (darbs no mājām var būt grūti pāriet no viena režīma uz citu), bet tas var būt noderīgs no praktiskā viedokļa. Piemēram, ir lietderīgi izveidot atsevišķu darba datoru, uz kuru bērni netiks vērsti un kas nepārkāps nepiemērotākajā brīdī.
Saglabājiet lietas pie rokas
Mēs domājam, ka jūs šo principu piemērojat jebkurā gadījumā, bet tas būs lietderīgi to vēlreiz pateikt. Izveidojot mājas biroju, organizējot telpu un nosakot, kur tas notiks, vispirms sāciet darbu no darbplūsmas strukturēšanas. Vajadzīgākajām lietām vienmēr ir jābūt pieejamām, citādi vadoties no tā, kā jūs izmantojat objektus - piemēram, papīru pie printera un uzlīmes - tuvu vietai, kur parasti strādājat ar dokumentiem, vai lasiet vajadzīgās grāmatas darbam.
Rūpējieties par lietām, kas liek jums justies labāk.
Domājot par darba telpu, neaizmirstiet par komfortu - arī mazās lietās. Ir ļoti svarīgi izvēlēties ērtu krēslu tā, lai muguras un kakla sāpes nebūtu, rūpētos par pietiekamu apgaismojumu (ja birojā ir tumšs, nopirktu galda lampu) un citas lietas, kas var uzlabot biroja darbu - piemēram, spilvens zem rokas, kas palīdz novērst tuneļa sindroma vai kāju balsta izskatu, kas atvieglo muguras un kakla slodzi.
Neēdiet pie galda
Lai gan šis ieteikums neattiecas uz kosmosa organizāciju, bet darba procesa organizācija, un šķiet acīmredzama, tās joprojām bieži tiek atstātas novārtā, bet veltīgi. Ēdot pie galda, jūs varat ēst vairāk negribīgi (ja mēs esam aizņemti, mēs nepievēršam uzmanību tam, cik daudz mēs ēdam, pat ja mēs neesam izsalkuši, un bieži vien izvēlamies ne visnoderīgākās uzkodas). Turklāt pusdienu pārtraukums (kaut arī neliels) palīdzēs novērst uzņēmējdarbību un atgriezties pie tiem ar jauniem spēkiem.
Ja jūs nevarat izvairīties no uzkodām pie galda, izvēlieties ēdienu, kas nesaplīst, noplūde vai traipu (drūms no klaviatūras vai izlej zupu uz darba klēpjdatora ir skumjš izredzes), mēģiniet būt uzmanīgiem un netraucēt citiem (stipra pārtikas smarža var būt būt nepatīkamiem kolēģiem), iztīrīt pēc sevis un pārliecinieties, ka pēc vakariņām notīriet galdu.
Fotogrāfijas: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA dizaina veikals